Gestion du temps : comment gagner 8 heures par semaine ?

« Les plus grands rigoureux passent environ 20 minutes par jour à planifier leur journée. Et ce n’est pas du tout une perte de temps. En en créant les contours, on la maîtrise mieux. Ainsi, en s’organisant, on doit respecter un certain nombre de règles. D’abord, nous devons réapprendre la lenteur : il ne faut jamais être dans la réactivité absolue mais dans la réflexion sur l’action juste. Nous devons aussi faire la moitié des choses : arrêtons de vouloir faire plaisir à tout le monde et identifions les 20% de notre activité à forte valeur ajoutée. Pour le reste : on supprime, on délègue, on simplifie. Enfin, réapprenons la paresse : nous avons tendance à faire de la sur-qualité sur tout, alors que nous pourrions faire le juste nécessaire. »

« Je préfère la carte mentale à la to do list : grâce à elle nous pouvons gagner 6 à 8 heures par semaine ! L’idée ? En un seul coup d’œil toutes nos tâches se rangent de façon logique, les priorités sont d’emblée cernées. En effet, la carte mentale -ou euristique- utilise nos deux cerveaux et nous rend bien plus efficace. Le principe est simple. Prenons par exemple l’organisation des vacances. Le noyau central de votre carte sera par exemple « le Maroc » auquel seront attachées un certains nombres de branches, qui elles-mêmes seront divisées en sous-parties. Ainsi à « la santé » seront accolées : « aller voir le médecin », « aller la pharmacie » etc… C’est une autre façon de penser à laquelle nous ne sommes pas habitués et qui demande une petite formation, mais une fois celle-ci intégrée, le gain de temps est conséquent. »

« Il faut s’imposer de ne pas lire plus de trois à quatre fois par jour ses mails, à moins évidemment d’avoir une fonction antinomique avec ce principe. Mais il faut aussi se donner des règles quant à leur diffusion : un seul décideur par service par exemple, arrêtons de mettre la terre entière en copie ! Pour aider au tri des mails, il est aussi important d’indiquer un titre clair et explicite. Et enfin, chaque message ne doit comporter qu’un seul sujet. Si l’on a cinq dossiers à évoquer mieux vaut faire cinq courriels : dans le cas contraire, l’interlocuteur ne répondra qu’à la première question. Et si c’est une discussion « éphémère », privilégiez la messagerie instantanée. »

« Nous le faisons naturellement chez nous -avant de monter l’escalier, on y regroupe tout en bas- mais beaucoup moins au bureau. Nous faisons sans cesse des allers-retours vers notre boîte mail ou dans le bureau de nos collègues. Or c’est l’inverse que nous devrions faire : des tâches similaires (tri ou écriture de mails, travail sur un dossier, prise de rendez-vous…) sur un créneau limité. Pour être efficace, il faut être à la fois monochrone et pratiquer l’alternance. L’idée est de se donner un temps : une séquence d’une heure trente pour effectuer une tâche avant d’en changer. Il faut donc s’attacher à identifier les plages horaires où l’on est le plus efficace pour les travaux qui nécessitent de la concentration. Pour la plupart des gens, elles se situent entre 9h30 et 11h30 et entre 15h30 et 17h30. »

« Nous ne sommes pas efficaces 8 heures par jour et il est essentiel de faire des pauses quand la concentration n’est plus au rendez-vous. L’idée est de s’arrêter toutes les une heure trente. Soit une grande pause de 15 minutes, soit plusieurs petites pauses de 5 à 6 minutes derrière l’ordinateur par demi-journée. Lors de ces dernières, nous pouvons soit simplement fermer les yeux ou se détendre sur sa chaise, soit faire par exemple des exercices de cohérence cardiaque, on en trouve partout sur Internet. »

Catherine Berliet, Et si je prenais mon temps !, Eyrolles, 14,90 euros

Premier jour de boulot : la bonne tenue, mode d'emploi
Massage des mains : prenez en soin même au bureau
Méditation au travail : "10 mn pour se reconnecter et relâcher la pression"
Comment structurer son temps au bureau ?