E-mail professionnel : 10 erreurs que l'on commet tout le temps et qu'il faut (vraiment) éviter

Ne pas accorder d'importance à l'objet de l'e-mail en y inscrivant simplement « info » ou « dossier », ou pire, en omettant de remplir le champ, est une grossière erreur. Non seulement votre e-mail risque de passer inaperçu dans le flot d'autres courriels reçu par votre interlocuteur, mais en plus, s'il est par hasard ouvert, il donne la (fausse) impression que son contenu est sans importance.

Idem avec le « RE : RE : TR : RE : dossier Z » qui pollue insidieusement le champ « objet » à mesure de l'échange.

Pour être sûr que votre e-mail sera lu et/ou archivé par votre interlocuteur, et avoir une chance que ce dernier vous réponde, veillez à placer un ou deux mots-clés incitatifs et informatifs dans le champ « objet ». Exemple : « Dossier X - retours clients » ou « Réunion Y - demande d'infos »

Si votre e-mail est important ou nécessite une réponse rapide, vous pouvez ajouter « Urgent » dans l'objet du courriel.

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Les fautes d'orthographe et les coquilles d'inattention, tout le monde en fait. Malheureusement, ce type de bévue peut avoir de fâcheuses conséquences dans votre vie professionnelle. Écrire « Vous trouverer ci-joint » à un recruteur, par exemple, peut sérieusement compromettre vos chances d'être contacté pour un entretien, même si votre CV et votre lettre de motivation sont impeccables.

N'hésitez pas à passer vos e-mails importants au correcteur orthographique et surtout à vous relire attentivement.

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Hormis si vous vous adressez à un(e) collègue de boulot avec qui vous entretenez de bons rapports professionnels, ne pas débuter son e-mail par une formule de politesse et oublier la formule de conclusion risque de vexer votre interlocuteur tout en vous faisant passer pour un rustre.

Si vous ne savez pas quelle formule d'introduction utiliser, et si vous hésitez entre « cordialement » et « bien à vous » en fin d'e-mail, l'important est de bien identifier le rang hiérarchique de votre interlocuteur.

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Pour éviter d'adresser un e-mail signé « à plus » ou (pire) « bisous » à votre boss, là encore, une relecture avant de cliquer sur « envoyer » s'impose.

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Le champ « cc », ou « copie carbone », permet de distinguer les destinataires principaux des destinataires secondaires. L'usage veut que l'on adresse un e-mail en « cc » aux contacts dont on n'attend pas de réponse ou d'action directe. Très utile dans le cadre professionnel, le champ « cc » est pourtant mal ou pas utilisé par les salariés.
Il est pourtant recommandé de l'utiliser dans ses e-mails professionnels, ne serait-ce que pour informer son supérieur hiérarchique des échanges que l'on peut avoir avec un client, un autre service de l'entreprise, un prestataire ou un partenaire. Il est pratique en cas de conflit avec votre interlocuteur ou pour tenir informé vos collègues ayant pris part au projet, même si l'échange ne les concerne pas directement.

Le champ « cci » ou « copie carbone invisible » permet d'adresser un e-mail à des destinataires cachés, et qui n'apparaissent donc pas visibles aux destinataires principaux. Le champ cci sert principalement à protéger l'anonymat de ses correspondants en cas de mail groupé, ou à tenir informé un correspondant sans que le destinataire direct ne le sache.

En cas de d'e-mail collectif, veillez donc bien à renseigner le champ « cci » et non « cc ». Vous aurez sinon la mauvaise surprise de voir exposés au grand jour tous les destinataires de l'e-mail. Or, il se peut que certaines adresses soient privées ou confidentielles.

Envoyer un long e-mail qui n'est pas découpé en paragraphes, mais, au contraire, écrit d'un bloc, peut clairement rebuter votre interlocuteur.

Pour faciliter la lecture de votre e-mail, privilégiez le schéma que vous utilisiez dans vos dissertations : un paragraphe = une idée ; un retour à la ligne = un nouveau point à développer. Enfin, pour être certain que votre destinataire vous lise jusqu'au bout, évitez de rédiger un e-mail trop long !

Qui n'a jamais adressé dans la foulée de son premier envoi un second e-mail dans lequel est noté « avec la pièce jointe, c'est mieux ;-) » ? Pour éviter de renvoyer un autre e-mail dans les dix secondes, on s'assure toujours d'avoir bien rattaché la (bonne) pièce jointe. L'astuce ? Une fois écrit : « vous trouverez en document joint » ou « ci-joint… », on interrompt quelques secondes la rédaction de son e-mail le temps de rattacher ladite pièce jointe.

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Après avoir utilisé à bon escient les formules de politesse, vous être relu, avoir rattaché la pièce jointe, il reste une étape pour réussir un e-mail pro : ne pas oublier de signer son e-mail.

Véritable carte de visite numérique, gage de votre professionnalisme, votre signature doit être impeccable. Outre vos nom et prénom, l'adresse de votre entreprise et votre numéro de téléphone professionnel, n'oubliez pas de mentionner votre poste. Si vous possédez site perso et un compte Twitter, n'hésitez pas à l'indiquer.

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Dernière erreur, et non des moindres : se tromper de destinataire. Confondre le nom de Pierre-Henri (votre boss) et de Pierre (votre super pote) peut être lourd de conséquences si vous adressez au premier un e-mail potache en réalité destiné au second.

S'il vous arrive d'envoyer un e-mail pro (ou pas, d'ailleurs) au mauvais destinataire, n'attendez pas et adressez dans la foulée un second mail dans lequel vous présentez vos excuses.

Pour éviter ce type d'erreur, vous pouvez aussi ajouter les destinataires en dernier, au moment où l'e-mail est prêt à être envoyer, ce qui évite de faire partir un e-mail trop vite.

Enfin, dernière astuce : si vous utilisez la messagerie Gmail, il existe une fonctionnalité qui permet d'annuler un envoi dans les secondes qui suivent.