Entreprises : externalisez votre service de paie

Difficile d’envisager l’externalisation quand on a pris l’habitude de s’adresser à son comptable pour toutes les questions administratives liées aux ressources humaines. Et pourtant, ce dernier n’est pas toujours le mieux à même d’assurer la gestion des RH et des relations sociales qu’induit l'administration de la paie. Selon la taille de l’entreprise et le secteur d’activité, passer par un prestataire extérieur peut en effet s’avérer être une solution efficace et économique.

L’externalisation de la paie n’est pas réservée aux grands groupes. « Les PME et TPE ont également tout intérêt à externaliser cette matière de la gestion », estime M. Gonzales Stubbe, Directeur Général de Globalis, qui sur ses 500 clients en France, compte 90% de petites et moyennes entreprises. « Les questions de la paie, de l’administratif et des obligations légales peuvent être confiées à un prestataire pour faciliter les process et renforcer la compétitivité d’une entreprise ». En effet, les petites entreprises n’ont pas toujours les moyens de gérer ces questions en leur sein de façon correcte et respectueuse de la législation et prennent le risque de ne pas être en tous points conformes aux règlementations.

Le grand atout de l’externalisation est que le prestataire prend en charge la régularisation des opérations. Plus besoin de se charger du suivi et de la veille juridique, au risque de rater un détail important : il s’en occupe pour vous. « Ce procédé assure la sécurité juridique de l’entreprise, et par conséquent du salarié qui a la certitude de pouvoir bénéficier de tous les droits et avantages auxquels il peut prétendre », souligne M. Stubbe. La société en charge de la gestion s’adapte ainsi aux changements législatifs et réglementaires sans coût supplémentaire. Ce qui permet de respecter sans faille les modifications propres à la paie susceptibles de survenir, telle que la simplification de la feuille de paie prévue pour 2016.

Votre comptable part en vacances ? La personne chargée de la paie en interne est en congé maladie ? Votre DRH démissionne ? En externalisant, vous ne dépendez plus d’une seule et même personne qui centralise les compétences, mais d’une équipe dédiée et spécialisée. Une solution également pour réduire les coûts de formation et de recrutement liés à une gestion en interne.

« Externaliser n’est pas plus cher que d’effectuer la gestion en interne », assure M. Stubbe. En effet, un prestataire mutualise les frais de gestion et peut proposer des offres économiques pour l’entreprise. Plusieurs critères vont déterminer le montant du service comme le type de convention collective et le nombre de salariés concernés. « En moyenne, nous proposons des offres à 10 euros par mois et par salarié ». De plus, faire appel à un prestataire permet de gagner un temps précieux pour un salarié pour être plus performant sur des tâches à valeur ajoutée. Et pour les entreprises ayant déjà un pôle RH, externaliser les aspects techniques de la paie permet également un recentrage stratégique sur des activités plus productives.

Une fois la décision d’externaliser prise, il est conseillé de comparer les différentes offres proposées par les prestataires spécialisés. Dès son choix arrêté,  la mise en place de l’externalisation est souvent très rapide. « En général en quelques jours à peine nous pouvons être en situation de démarrage », indique Gonzales Stubbe. Le prestataire reprend les données nécessaires, archives, historique des paies, signalétique des salariés… qui sont transmises à un gestionnaire de dossier. Ce dernier sera par la suite un contact privilégié dédié à votre entreprise.

Témoignage d’Iris C., informaticienne chez Total
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Sabine, responsable RH