10 astuces géniales pour gagner du temps

Combien de fois par semaine répétez-vous que vous n'avez pas le temps, que vous êtes débordée, sous l'eau, surbookée et autres superlatifs angoissants ? Il y a de grandes chances que ce soit lié à une mauvaise gestion de votre temps, parce qu'on prend rarement le temps de réfléchir aux bonnes méthodes d'organisation et qu'on se retrouve à tout faire dans l'urgence et la panique.

Voici donc quelques astuces pour gagner un peu de temps et ainsi vous offrir tout le luxe de faire ce que vous avez à faire sans en perdre le sommeil.

Pour vous aider, projetez-vous dans l'avenir et demandez-vous ce qui est vraiment prioritaire sur votre liste de choses à faire. Qu'est-ce qui ne peut vraiment pas attendre, sous peine d'engendrer des conséquences vraiment gênantes ? Qu'est-ce qui aura le plus d'importance pour vous dans cinq ans ? Détendez-vous et abattez le boulot le plus important en priorité, le reste suivra, sauf si vous réalisez que ce n'était vraiment pas essentiel pour vous.

Il y a trois points sur lesquels vous devez être extrêmement vigilante : le sommeil, l'alimentation et la forme. En dormant mieux, en mangeant plus sainement et en faisant un peu d'exercice, vous tonifierez votre cerveau et vos capacités physiques et ça vous aidera à être plus efficaces en moins de temps que d'habitude. Prenez soin de votre corps, et il vous le rendra bien.

Prenez votre liste des tâches journalières ou hebdomadaires et entourez tout ce que vous pouvez faire en deux minutes (prendre un rendez-vous, répondre à un mail, passer un coup d'éponge...) et faites-en une tout de suite. Vous gagnerez plus de temps en abattant ces tâches immédiatement plutôt qu'en les notant sur votre liste et en les remettant sans cesse à plus tard, et ça libérera de l'espace dans votre cerveau (sans compter que vous aurez aussi la satisfaction d'avoir accompli au moins un point de votre liste).

Dégainez l'application minuteur de votre téléphone et réglez le chrono sur cinq minutes. Ensuite, mettez-vous au boulot jusqu'à ce qu'il sonne. En partant du principe qu'une tâche va vous prendre des heures, tout vous semblera interminable et insurmontable et vous n'aurez qu'une envie : repousser l'échéance au maximum pour ne pas vous infliger cette corvée. Si vous vous dites que vous allez travailler dessus pour cinq minutes, ça passera beaucoup mieux, et il y a de grandes chances pour que vous repartiez pour cinq minutes de plus une fois que l'alarme aura sonné.

Vous fixer des petits objectifs réguliers au fil de la semaine vous aidera à être plus efficace. L'habitude et la productivité sont des muscles à exercer. En vous forçant à observer la règle des cinq minutes du point précédent tous les jours (plusieurs fois au cours de la journée), vous parviendrez à créer une routine qui vous semblera légère mais qui vous permettra d'abattre beaucoup plus de boulot chaque jour.

Arrêtez de faire confiance à votre mémoire pour retenir chaque petite idée et chaque information importante qui passe par votre cerveau. Vous engrangez tellement de données chaque jour qu'il est impossible de tout retenir. Prenez l'habitude de noter systématiquement ce qui vous passe par la tête, que ce soit une idée ou une tâche à accomplir. Là encore, vous libérerez un peu de place dans votre tête et vous aurez la certitude de ne rien oublier. Même si ce que vous notez vous paraît inutile et absurde, même si ça ne vous sert jamais, mieux vaut prévenir que guérir. Et en relisant vos notes, vous trouverez peut-être quoi faire de ces données des mois ou des années après les avoir écrites.

Toujours à l'aide de votre minuteur, calez-vous trente minutes pour vous concentrer sur une seule tâche importante. Mettez votre téléphone en mode avion, fermez tous les autres onglets, ne parlez à personne et ne quittez pas votre poste tant que vous n'avez pas fait vos trente minutes. Vous irez dix fois plus vite et vous serez bien plus efficace qu'avec vos mille distractions sous forme de notifications et de conversations sur la météo.

Désactivez la réception automatique d'e-mails sur votre téléphone et fermez l'onglet de votre boîte sur votre ordinateur. Au lieu de regarder votre boîte mail dès le réveil et avant de vous coucher, fixez trois moments dans la journée pour le faire (par exemple à 11h du matin 14h et 17h). Prenez ces moments-là pour lire vos mails et répondre à ceux qui le nécessitent vraiment et libérez-vous de la pression de ces messages le reste du temps - vous n'avez pas à être à la disposition du monde entier du réveil au coucher et il y a peu de chance pour que vous passiez à côté de quelque chose d'extrêmement urgent et vital si vous n'y allez pas toutes les cinq minutes.

Vous pouvez aussi appliquer cette règle à votre téléphone et le mettre en silencieux (ou en mode avion) lorsque vous devez vous concentrer.

Au lieu d'alterner toute la journée entre vos e-mails et vos réseaux sociaux, rassemblez toutes ces petites tâches pour les faire en même temps. Lorsque vous passez par votre boîte mail, profitez-en pour aller écumer vos notifications, répondre aux messages, commentaires et tweets qui nécessitent votre intervention, surveillez vos likes sur Instagram et fermez tout pour quelques heures, le temps de vous reconcentrer sur les tâches importantes. Ça demande un peu de discipline, mais là encore, vous ne risquez pas rater une information vitale si vous vous éloignez un peu de vos réseaux pour quelques heures.

Parce que vous n'êtes pas une machine, vous avez aussi besoin d'avoir des moments off, pour éteindre votre cerveau et le divertir devant votre série préférée, un bon film ou juste pour glander en regardant le plafond. Le risque, c'est que cette pause s'éternise et que vous perdiez un temps fou en terme de productivité. À vous d'appliquer ces conseils à vos pauses pour qu'elles soient elles aussi un minimum encadrées et chronométrées (au moins mentalement, c'est un peu rude de se mettre une alarme pour se sortir d'un moment de flemmasse). Vous avez aussi besoin de souffler et de vous faire plaisir pour être productive, alors divertissez-vous en ayant la conscience tranquille.

Essayez d'appliquer ces conseils au fur et à mesure, en commençant par celui qui vous inspire le plus et qui vous paraît le plus proche de vos inclinaisons, et le reste suivra !