Marre des chaînes de mails ? Voici 3 outils révolutionnaires à adopter

C'est quoi ?
Lancé en août 2013 à San Francisco, Slack est une plate-forme web (et une application) qui promet de révolutionner le travail en groupe en mixant le principe de la messagerie instantanée avec le fonctionnement des réseaux sociaux type Facebook et Twitter.

Comment ça marche ?
Il suffit de s'inscrire, de donner un nom à son équipe de travail puis d'envoyer une invitation à ses collègues. Une fois l'ensemble des participants inscrits à Slack, on crée des "chaînes" (channels, en anglais) privées ou gratuites qui permettent de discuter ensemble, de suivre et de commenter un projet commun. Exit, donc, les chaînes de mails à n'en plus finir. Désormais, tout est consigné directement sur Slack. Gros plus : comme sur Twitter, on peut tagger à l'envi les utilisateurs quand on s'adresse directement à eux pour qu'ils puissent retrouver les messages qui les concernent dans un onglet dédié. On peut aussi envoyer des messages directs aux utilisateurs.

C'est gratuit ?
L'inscription sur Slack et la plupart des options sont gratuites. Pour upgrader votre version et gagner de nouvelles fonctionnalités, il vous faudra débourser entre 7 (pour la version standard) et 12,5 dollars (pour la version premium). Une offre spéciale entreprise est aussi dans les tuyaux.

Et c'est bien ou pas ?
Pas mal du tout. Si vous avez l'habitude d'échanger des centaines de mails avec vos collaborateurs pour brainstormer et faire des feedbacks sur un projet commun, Slack devrait grandement vous faciliter la vie. En plus de trouver facilement ses marques grâce à une ergonomie intuitive directement inspirée des réseaux sociaux, on peut très facilement personnaliser son Slack et automatiser certaines actions en le connectant à des applications (Google docs, Dropbox, Skype, Twitter). Petit bémol : mieux vaut être fluent en anglais avant de s'inscrire puisqu'il n'existe pas encore de version française.

Slack.com

C'est quoi ?
Fondée en 2008 par deux anciens de Facebook, Asana est une appli web et mobile qui est partie d'une judicieuse observation : dans le cadre professionnel, nous recevons et envoyons beaucoup trop de mails intempestifs et nous gagnerions tous en productivité si nous apprenions à nous organiser autrement.

Comment ça marche ?
Contrairement à Slack, dont le fonctionnement s'inspire directement des réseaux sociaux, Asana tient plus de la to do list interactive. Ici, pas de messagerie, mais un système de workspaces, où les participants notent, commentent et organisent les projets et tâches qu'ils ont en commun. Une fois son inscription finalisée, on peut créer et nommer un projet, définir une liste de tâches à achever et mettre en place un rétroplanning commun à tous les participants. Il est aussi possible d'assigner une tâche à plusieurs projets, définir une deadline, désigner une personne responsable pour chaque tâche et projet, lier des fichiers, noter des commentaires...

C'est gratuit ?
Oui, 100% gratuit, ce qui est un gros plus.

Et c'est bien ou pas ?
Plutôt oui. Si vous êtes habitué à travailler en équipe et aimez que tout soit carré, Asana devrait vous plaire. Moins fonctionnel que Slack mais doté d'une interface toute aussi léchée, Asana est le bon compromis pour ceux qui ne veulent pas être envahi de milliers de messages de leurs collaborateurs, mais plutôt suivre en un coup d'oeil l'avancement des projets en commun, fixer une deadline, établir un cahier des charges . Là encore, mieux vaut maîtriser l'anglais car il n'existe pour le moment pas de version française.

Asana.com

C'est quoi ?
Créé en 2012 en Israël, DaPulse est un outil collaboratif qui permet d'offrir une vision globale et partagée des différents projets en cours dans la société. DaPulse est particulièrement adapté aux start-ups,

Comment ça marche ?
DaPulse fonctionne comme un dashboard interactif. Une fois son inscription (gratuite) finalisée, on invite ses collaborateurs et on rentre dans le tableau commun les informations communes à l'entreprise et les tâches à réaliser dans la semaine ou celles qui suivent. Des codes couleurs indiquent l'état d'avancement des différents projets. Il est aussi possible de se créer des boards restreints à certains utilisateurs ou même complètement privés. En outre, tous les collaborateurs ont la possibilité d'y partager des documents, de créer des conversations et de laisser des commentaires pour apporter leur pierre aux différents projets. DaPulse s'intègre aussi très bien avec Google Drive, Dropbox et votre boîte mail.

C'est gratuit ?
En partie. L'inscription et les 30 premiers jours d'utilisation le sont. Il vous faudra ensuite débourser 25 dollars par mois pour 5 utilisateurs. Attention, en fonction de la formule choisie et du nombre d'utilisateurs, la facture peut grimper très vite.

Et c'est bien ou pas ?
Moyen. Si le fait d'avoir un dashboard commun à toute la boîte est très pratique, les prix pratiqués pour essayer DaPulse au-delà de 30 jours sont clairement prohibitifs. Surtout pour un outil dont l'interface est certes simple, clairement moins agréable de celle de ses concurrents. Reste également à voir quel usage vous pouvez en faire : pas sûr qu'un salarié lambda y trouve son compte. En revanche, DaPulse peut s'avérer très utile aux managers et aux créateurs de start-ups pour donner une ligne directrice à l'entreprise développer la communication entre ses membres et ses services.

DaPulse.com