Au boulot, seule une réunion sur deux sert (vraiment) à quelque chose

S'il vous arrive régulièrement de vous demander à quoi sert réellement votre présence aux réunions et si vous noterez autre chose sur votre carnet que des doodles, sachez que vous n'êtes pas seule. Selon une étude OpinionWay réalisée au mois d'avril auprès de 1 012 salariés de grandes entreprises, seules 52% des réunions organisées sont jugées vraiment utiles et productives par les personnes interrogées.

Cela pourrait être sans incidence sur la productivité si les entreprises françaises n'avaient pas la fâcheuse tendance à organiser réunions sur réunions. Selon cette même étude, les salariés passent en moyenne 4,5 heures par semaine enfermés en conf' call, copil ou codir, soit 3,4 semaines par an. Pour les cadres, cette réunionite aiguë atteint même des sommets : ils passeraient 6,2 semaines chaque année enfermés dans une salle de réunion. Résultat : une productivité plombée et la sensation pour les salariés assistant à toutes ces réunions de ne pas y avoir leur place.

Car c'est bien là le principal problème : non seulement les réunions auxquelles ils assistent n'ont pas de réel but – 18% des salariés déplorent ainsi l'absence d'ordre du jour ou d'objectif clairement défini – mais surtout, ils s'y sentent parfaitement inutiles. Ainsi, un salarié sur quatre (26%) ne trouve pas utile sa présence en réunion, même si celle-ci est obligatoire.

Aussi les salariés s'occupent-ils comme ils peuvent pendant ces réunions : 44% avouent utiliser leur smartphone ou leur ordinateur pour se distraire, 57% consultent leurs e-mails, 4 salariés sur 10 avancent sur d'autres projets et 22% consultent Internet. 46% des salariés interrogés font tout de même l'effort de prendre des notes pendant la réunion.

Les femmes, en particulier, se sentent exclues des prises de décision faites lors de ces fameuses réunions, majoritairement masculines. Sollicitées pour des tâches mineures pour lesquelles aucune de leurs compétences ne sont requises, 60% d'entre elles ont déjà eu le sentiment d'être marginalisées en raison de leur sexe. Régulièrement interrompues lorsqu'elles prennent la parole en public – le fameux phénomène du manterrupting – elles doivent aussi essuyer des remarques au sexisme à peine voilé, quand elles ne sont pas tout simplement ignorées.

Jugées trop longues et inefficaces, ces réunions à répétition n'ont pas seulement pour effet de mettre à mal la productivité des salariés : elle leur sape aussi toute volonté d'autonomie. "Sur une réunion sur quatre aboutit la plupart du temps à une prise de décision", rapporte Empreinte Humaine, le cabinet dépêché par OpinionWay pour réaliser l'étude. Spécialisé dans la prévention des risques psychosociaux et la qualité de vie au travail, Empreinte Humaine pointe la "surcharge collaborative" comme principale cause du mal-être des salariés vis-à-vis de ces réunions. Sollicités pour donner leur avis, ces derniers se sentent finalement peu écoutés face à la multiplication des collaborateurs et des points de vue et voient leur niveau d'autonomie réduit à la portion congrue.

Comment alors rendre à nouveau les réunions en entreprises efficaces et motivantes pour les salariés ? Si l'étude OpinionWay ne donne pas la réponse, d'autres se sont penchés sur la question. Ainsi, une précédente étude avait jugé que la longueur idéale d'une réunion pour ne perdre l'attention ni le précieux temps des participants est de 30 minutes.