3 méthodes simples pour booster le travail d’équipe grâce au digital

Le digital n'est plus, ou ne doit plus être un département ou un projet de transformation isolé dans l'entreprise, il tend de plus en plus à se situer au cœur des stratégies. Franck Perrier l'a bien compris, c'est pourquoi il a créé la Digital Academy, un institut de formation pour aider les entreprises à opérer leur mutation digitale. « Aujourd'hui, dans le paysage des entreprises, on distingue celles qui sont des pure players, nées en ligne, elles maîtrisent parfaitement cette nouvelle économie, et les autres qui font appel à des prestataires extérieurs pour mettre les pieds dans le digital », explique Franck Perrier. Cet expert estime pourtant que les entreprises devraient désormais avoir « une intégration transverse du digital », ce qui sous-entend de « digitaliser tous les pôles ». 

Mais dans cette croisade d'évangélisation, les sociétés se heurtent à des difficultés très identifiées : les salariés sont hyper compétents dans leur métier de base (marketing, commercial, RH etc.), mais peinent à intégrer les outils et formats digitaux dans ce savoir-faire : site web, relation client, réseaux sociaux, publicité en ligne, buzz marketing, brand content, e-commerce, etc. « Notre mission, résume Franck Perrier, est de démystifier le digital et de démontrer l'utilité de ces nouveaux outils ».

Heureusement, bien souvent les salariés sont plus geeks qu'ils n'en ont l'air, « parce que dans leur vie privée ils ont complètement intégré les usages digitaux », il faut donc leur montrer que pour chaque expertise métier aussi, il y a des méthodes digitales à adopter. « En RH, on cherche les nouveaux talents sur les réseaux sociaux, et on met en avant les compétences des talents de l'entreprise. Pour les commerciaux, on apprend à prospecter en ligne. Au niveau du marketing, on étudie les mécaniques du buzz et les stratégies de brand content. »

D'une façon globale, Franck Perrier veut faire passer l'idée que le digital peut améliorer les performances de tous les services, en optimisant le travail en équipe sur trois aspects : le contenu, la conversation et l'intelligence collective. 

Finissez-en une fois pour toutes avec le document Word qui passe laborieusement de la V1 à la V7 en passant par autant de boîtes mails et de validations, en attendant la fameuse Vdef (version définitive). Google Drive permet la gestion partagée de contenus avec vos collaborateurs : vous les invitez à participer et vous donnez accès à tous à un tableur et un traitement de texte. La mise à jour se fait en permanence et en simultané, tout le monde peut y accéder en même temps. Et ça vaut aussi pour le calendrier et les agendas de chacun. PME et TPE ne peuvent que l'adopter, d'autant qu'il est gratuit. Il existe également des logiciels plus pointus comme Basecamp particulièrement adapté à la gestion de projet, qui garde en mémoire toutes les évolutions des travaux dans le temps. 

L'e-mail chronophage et peu optimal pour les échanges à plusieurs et appelé à disparaître au profit du chat et des réseaux sociaux : le réseau social de Google, Google +, permet de travailler avec des groupes de collaborateurs fermés. Sur Skype, la vidéo-conférence à plusieurs permet de réunir des collaborateurs éloignés. Toutes les applications du même type permettent un travail collaboratif plus fluide et plus léger.

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Evernote permet de prendre des notes, de faire des captures d'écran et des photos, et de les partager avec un certain nombre de collaborateurs, avec un tri par sujet ou projet. L'information, les connaissances et l'avancée des recherches et réflexions de chacun sont regroupées et peuvent même être synthétisées automatiquement dans un format de présentation. Ça fonctionne partout et tout le temps, sur ordinateur ou mobile, et toutes les notes sont consultables hors connexion.