Conseils emploi : comment préparer, animer et suivre une réunion ?

Il existe mille et une sortes de réunions car il n’y a pas d’autres limites que les situations que l’Homme est capable de créer. Il n’y a pas non plus de « bon style » de comportement : il dépend de la situation à traiter ! Alors, pour dresser sa check-list personnalisée, l’idée est de croiser les cycles d’actions dans lesquels la réunion s’inscrit (idéalement la préparation, l’animation et le suivi) avec les 3 principaux facteurs entrant en ligne de compte à savoir l’animateur, les participants et le contenu. Ainsi vous contrôlez mieux vos réunions en fonction de leurs particularités, même si un certain nombre de règles générales peuvent vous aider.

-    Délimiter le périmètre, l’enjeu et la forme
-    Impliquer les leaders en les consultants
-    Formaliser les objectifs
-    Définir le contenu et réaliser les supports
-    Penser à la logistique
-    Se préparer psychologiquement

1.    Cadrer la réunion en fonction du contexte positif ou négatif (Attention un groupe amplifie les situations. Donc gérer le positif en groupe et le négatif en particulier)
-    Assigner les rôles clés (gardien du temps, logistique, secrétaire, etc..)
-    S’entendre sur les objectifs, le processus et les enjeux
-    Instaurer les règles de courtoisie et de respect mutuel

2.    Techniques d’animation
-    Préparez vos questions clés (attention au piège des questions fermées…)
-    Faites participer (tour de table, brainstorming )
-    Répondre, différer ou faire répondre par un autre aux questions posées

3.    Maîtriser le processus de résolution de problème en groupe
-    Reconnaître l’existence d’un problème
-   Comprendre le problème en termes d’effets et de conséquences mais aussi en termes de cause et de déclencheur
-    Prendre responsabilité pour ledit problème
-    Trouver une solution
-    Plan d’actions
-    Validation et mise en œuvre

4.    Maîtriser le processus de créativité en groupe
-    Imaginer la scène idéale
-    Confronter la scène actuelle
-    Identifier les manques
-    Explorer les possibilités connues
-    Inventer de nouvelles possibilités
-    Tester
-    Extrapoler en fonction des résultats

5.    Formaliser les résultats d’une réunion
-    Les décisions (quoi, pour quand)
-    Les responsabilités (qui est le responsable)
-    L’engagement (chacun signe la feuille de synthèse)

Remarque
Le compte-rendu ne doit contenir que les décisions prises lors de la réunion. A la fin, celui qui coiffe la casquette de secrétaire lit les décisions entérinées pendant la réunion, obtient que chacun signe la feuille de décision et après en avoir fait une photocopie, remet à chaque participant son exemplaire.

Si une deuxième réunion est nécessaire, ce compte-rendu devrait constituer l’ordre du jour de base.

Marc Roussel est formateur coach. Dernier ouvrage paru : « Le manager éthique », Ed. Lulu.

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