S'organiser au bureau : 5 bonnes raisons de revenir au post-it

Pourquoi remplacer son planning électronique par un mur de post-it ? Pourquoi animer une réunion avec un tableau blanc et des post-it plutôt qu'avec un rétroprojecteur ? Le consultant Pierre Mongin, auteur de l'essai Mieux s'organiser (InterEditions) et enseignant à Lille 1 et en MBA Dauphine, a détaillé sa méthode dans une interview publiée sur le site L'Usine Nouvelle. On en retient 5 bonnes raisons de revenir à ce petit bout de papier adhésif. Et fluo, bien sûr.

Voilà le crédo de Pierre Mongin. L'avantage quand votre réunion tourne autour de quelques bouts de papier, c'est que vous n'avez pas besoin d'un ordinateur, d'un chargeur, d'un rétro et d'une connexion wifi aléatoire pour commencer. De fait, vous débutez à l'heure. Pour votre organisation personnelle, vous apprécierez de ne pas dépendre complètement de votre machine, et commencerez votre journée par l'alignement des tâches du jour sur le mur d'en face. Ludique et très efficace pour la mémoire. 

Contrairement à une « to do list » classique, vous pouvez classer et déplacer vos post-it à volonté, et prioriser les tâches, en format XXL sur votre mur de bureau. 

La visualisation donnerait lieu à des réunions plus efficaces, selon le consultant. « Être vu, entendu, écouté », mais aussi pouvoir « toucher » l'idée dont on parle, seraient autant d'atouts pour venir en aide à notre mémoire, qui fonctionne à court terme. « Quand elle est encombrée par de multiples tâches à accomplir, cela produit du stress, explique Pierre Mongin au journaliste de L'Usine Nouvelle. Écrire sur un post-it est un moyen de ne pas la surcharger et participe à déstresser les personnes. »

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Le kanban, méthode japonaise en vigueur chez Toyota, a fait ses preuves en matière d'organisation du travail. Le consultant la résume ainsi : « Toute tâche commencée doit être achevée au plus tôt. » Si un post-it correspond à une tâche, l'équipe peut vite se rendre compte du nombre de tâches en cours, et de la multiplication de celles-ci, qui « nuit à l'efficacité globale », selon Pierre Mongin. Grâce au mur de post-it, on évite de multiplier les tâches et chaque membre de l'équipe a une visibilité sur le travail des autres. 

L'affichage des post-it permet de se concentrer sur des objectifs précis et d'aller au bout de ceux-ci. Ces petits bouts de papier nous permettent aussi de lier nos idées et nos travaux entre eux, et de les organiser pour construire « l'armature de notre journée ».

Autant de conseils judicieux à mettre en pratique si vous avez l'impression d'être « sous l'eau » en permanence, et de friser le burn out...

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