4 to-do lists futées pour booster sa productivité tous les jours

Difficile parfois de ne pas perdre pied entre les impératifs professionnels, les rendez-vous, les papiers à rendre, les présentations, l'organisation de vos vacances et la nounou du plus petit qui a attrapé une angine. Nos vies sont tellement complexes qu'il devient nécessaire de s'organiser intelligemment afin d'éviter l'épuisement, le burn-out ou d'être dépassée par les événements. Et cette organisation, pour Paula Rizzo , auteur à succès de Listful Thinking: Using Lists to be More Productive, Organized and Less Stressed, passe obligatoirement par des listes. Ces listes nous servent en quelque sorte d'exosquelette : elles nous soutiennent dans notre quotidien en nous aidant à avancer.

On sait déjà ce que vous allez nous dire : des listes, vous en avez déjà fait plein, mais vous ne les tenez jamais. Mais si ça ne marche pas, c'est parce que votre vie est trop complexe pour tenir dans une simple liste de tâches à accomplir : cela ne vous aide pas à progresser dans votre travail. Une liste unique ne présente pas une structure suffisante pour vous aider réellement ; on oublie des choses, on établit mal ses priorités et on se laisse vite déborder. Paula Rizzo confie au site mindbodygreen la solution selon elle : se mettre à rédiger des listes multiples. Rédiger plusieurs listes pour une même journée vous permet par anticipation de la structurer, d'établir des impératifs et des tâches de second plan. Voilà un exemple de petites to-do lists malignes que vous pouvez faire pour devenir plus productive au quotidien.

Faites une liste dite "de la veille" en notant toutes les choses que vous devez absolument accomplir dans la journée à venir. Cette liste est un excellent outil pour une femme overbookée : elle vous permet de clarifier les tâches que vous avez à accomplir le lendemain, et donc d'être beaucoup plus efficace et sereine le moment venu. Pour optimiser cette liste, divisez-la en deux, en séparant les choses que vous devez faire avant midi et les choses que vous devez faire avant la fin de votre journée de travail. Cela vous permettra de mieux visualiser l'organisation de votre journée et de rentabiliser les heures du matin, qui peuvent changer le visage de votre journée si elles sont productives. Ça évite de perdre bêtement sa matinée parce que vous vous noyez dans la gestion de vos tâches en vous demandant ce que vous avez à faire et par quoi commencer. Cette liste, faite la veille, vous aide à démarrer votre journée de travail avec des objectifs déterminés dans la tête et une organisation rationnelle et structurée : on devient plus productif, on évite les cafouillis et les petits oublis, et surtout on divise son stress par deux !

Au travail, les rendez-vous sont massivement chronophages. Il faut trouver le juste équilibre pour limiter les pertes de temps : parler de tout ce qui a besoin d'être soumis à la discussion sans s'enfoncer dans des détails inutiles ou trop dériver. Pour être efficace, faites une liste d'objectifs à atteindre pour chaque rendez-vous. Pour les définir, demandez-vous ce que vous attendez de ce meeting : quand vous en sortez, que voulez-vous savoir ? Que souhaitez-vous avoir réglé ? Avoir en tête des objectifs clairs et des sujets à aborder précis permet de gagner considérablement en productivité.

Exemple : Paula Rizzo souligne dans son livre que le PDG de United Capital n'autorise pas ses employés à aller à leurs rendez-vous sans amener une checklist qui couvre tous les points qui doivent être vus pendant la réunion. Selon lui, la productivité de ses employés a doublé alors que le temps qu'ils consacraient à leurs rendez-vous a chuté radicalement depuis qu'il a lancé cette pratique. Jetez un coup d'oeil à do.com pour vous aider à garder en tête les sujets à couvrir pendant vos réunions !

Malheureusement, ce n'est pas parce que vous avez accompli une tâche que vous en êtes systématiquement débarrassée ! Vous risquez d'avoir besoin de faire un check-up dans les jours qui suivent pour vérifier que tout se déroule correctement. C'est plus professionnel, et cela vous permet de soigner votre réseau en étant plus présent et consciencieux. Faites une liste des gens que vous allez avoir besoin de contacter pour faire un suivi ainsi que les sujets à aborder avec eux.

Paula Rizzo recommande de faire cette liste sur son téléphone, afin d'avoir des rappels pop-ups : sans cela, il est difficile pour une femme overbookée de penser à prendre du temps pour faire ces suivis alors qu'ils ne sont pas des priorités absolues. Vous pouvez aussi utiliser des applications comme Boomerang pour Gmail qui ramène un mail qui n'est pas récent en haut de votre boîte de réception afin de vous rappeler que vous devez faire un check-up.

Chaque jour, de nouvelles tâches viennent s'ajouter à votre agenda, perturbant vos priorités et les situations établies. Pour ne pas perdre pied, le mieux est de les ajouter à votre liste "à trier" si vous ne pouvez pas les régler sur le champ afin de ne pas les oublier et de pouvoir vous en occuper à un moment plus adéquat. La tentation de bouleverser votre programme pour s'occuper de cette tâche peut être grande, parce qu'elle a l'avantage de la nouveauté : vous l'avez en tête et elle peut vous paraître plus agréable à faire que les corvées –tout aussi urgentes- avec lesquelles vous vous débattez depuis une semaine. Cependant, cela ne vous aidera pas à avancer plus vite dans votre travail, bien au contraire : c'est ce genre de désordre qui peut vous amener à vous perdre dans vos priorités et vous donner la sensation de ne pas vous en sortir. Il est donc plus conseillé de noter ces tâches sur votre liste "à trier" afin de réfléchir calmement à la place qu'elles doivent prendre dans votre organisation générale. Vous pourrez ainsi les classer sur vos autres listes pour vous en occuper au moment opportun.
Comme quoi, il n'y a rien que l'on ne puisse faire sans une bonne organisation !